A Receita Federal consolidou entendimento relevante sobre a sistemática de rateio de despesas entre empresas que apuram tributos com base no lucro presumido, especialmente no que se refere ao IRPJ, CSLL, PIS e Cofins.
De acordo com a Solução de Consulta Cosit nº 149, de 28 de setembro de 2021, os valores recebidos por uma empresa que centraliza a contratação de bens e serviços, a título de reembolso de outras empresas do mesmo grupo, não configuram receita tributável, desde que determinadas exigências sejam integralmente observadas.
A seguir, os principais requisitos estabelecidos pelo Fisco para que os reembolsos não sejam considerados receita tributável:
- Comprovação das despesas: os valores reembolsados devem corresponder, de forma comprovada, a bens ou serviços efetivamente recebidos e pagos pela empresa centralizadora;
- Relevância e habitualidade: os custos rateados devem ser necessários, usuais e normais dentro das atividades desenvolvidas pelas empresas envolvidas;
- Critério de rateio objetivo: a divisão dos custos deve seguir parâmetros razoáveis, objetivos e previamente acordados, com formalização contratual entre as partes;
- Relação com o consumo efetivo: os critérios de rateio devem refletir o gasto real de cada empresa e estar alinhados ao valor global pago, respeitando os princípios contábeis;
- Apropriação proporcional: a empresa centralizadora deve registrar em sua contabilidade apenas a parte que lhe cabe; as demais empresas, por sua vez, devem lançar os valores a serem reembolsados como direitos a recuperar;
- Escrituração destacada: tanto a centralizadora quanto as empresas descentralizadas devem manter registro separado e claro de todos os atos relacionados ao rateio;
- Vedação ao lucro: o reembolso não pode conter qualquer acréscimo de margem de lucro;
- Não prestação de serviços: o rateio não deve ser confundido com a prestação de serviços pela empresa centralizadora às demais.
Cumpridas todas essas exigências, os valores recebidos a título de reembolso não compõem a base de cálculo do IRPJ, CSLL, PIS e Cofins, mesmo no regime de lucro presumido.
Esse entendimento traz segurança jurídica às empresas que operam sob esse modelo organizacional, desde que sigam as diretrizes contábeis e fiscais determinadas pela Receita Federal.