A LC 214/25 estabelece a possibilidade de apropriação de créditos de IBS e CBS sobre as aquisições de bens e serviços vinculadas à atividade econômica do contribuinte.
Entretanto, a legislação prevê restrições para determinadas despesas, especialmente aquelas consideradas de uso ou consumo pessoal e as submetidas a regimes específicos de tributação.
Por isso, a possibilidade de apropriação de créditos dependerá da natureza da despesa, de sua vinculação à atividade empresarial e, em determinadas situações, da identificação da empresa como adquirente no documento fiscal.
1. Despesas com hospedagem e alimentação em viagens
As despesas com viagens de empregados são comuns às empresas, especialmente àquelas que mantêm atividades comerciais em diferentes localidades.
Essas despesas podem envolver hospedagem, alimentação, passagens aéreas e transporte terrestre.
Embora sejam realizadas no interesse da empresa, nem todas gerarão créditos de IBS e CBS.
Os arts. 276 e 283 da LC 214/25 estabelecem restrições expressas ao creditamento nas aquisições de serviços de bares, restaurantes e hotelaria.
Assim, as despesas com alimentação em bares e restaurantes e com hospedagem não gerarão créditos para o adquirente, mesmo quando realizadas no contexto de viagens profissionais.
A vedação aplica-se independentemente de o documento fiscal ser emitido em nome do empregado ou da empresa.
Entretanto, no caso das despesas com hospedagem, existe espaço para questionar judicialmente essa restrição. Isso porque, quando a hospedagem é contratada para viabilizar o desenvolvimento das atividades empresariais, pode-se sustentar que a vedação ao crédito contraria a lógica da não cumulatividade ampla estabelecida pela Reforma.
Nesse cenário, caso as despesas sejam expressivas e os documentos fiscais sejam emitidos em nome da empresa, poderá ser avaliada a propositura de ação judicial destinada ao reconhecimento do direito ao crédito.
2. Passagens aéreas e transporte terrestre
O art. 63, § 2º, III, do Regulamento da CBS admite a apropriação de créditos sobre serviços de transporte utilizados pelos empregados em atividades vinculadas às suas funções.
Essa hipótese abrange, por exemplo, passagens aéreas e serviços de transporte terrestre contratados para viagens profissionais.
Entretanto, o creditamento depende do atendimento de determinadas condições.
A primeira é que o transporte esteja vinculado ao exercício das funções do empregado.
A segunda é que o documento fiscal seja emitido em nome da empresa, identificando-a como adquirente do serviço.
Por fim, a apropriação do crédito pressupõe a extinção do débito de IBS e CBS correspondente à operação, conforme as regras da legislação.
Portanto, a identificação da empresa como adquirente no documento fiscal será determinante para o aproveitamento dos créditos.
Essa circunstância recomenda a revisão das políticas internas de viagens, de modo que a emissão dos documentos fiscais de passagens e transporte seja realizada com o CNPJ da empresa.
3. Veículos, computadores e aparelhos de comunicação
A Reforma também permitirá a apropriação de créditos sobre determinados bens fornecidos aos empregados para o exercício de suas funções.
A legislação afasta a classificação como uso ou consumo pessoal dos veículos, equipamentos de informática e aparelhos de comunicação disponibilizados aos trabalhadores quando utilizados em atividades estritamente vinculadas às suas atribuições profissionais.
O creditamento depende de duas condições.
A primeira é que as características dos bens sejam compatíveis com as funções exercidas pelo empregado.
A segunda é que a quantidade fornecida seja compatível com as necessidades da atividade empresarial.
Assim, a disponibilização de computadores, celulares e outros equipamentos necessários ao desenvolvimento das atividades profissionais poderá gerar créditos de IBS e CBS.
O mesmo raciocínio aplica-se aos veículos fornecidos aos empregados para utilização em suas funções.
O ponto determinante reside na vinculação do bem à atividade empresarial, e não simplesmente na sua disponibilização ao trabalhador.
Por isso, a empresa deverá ser capaz de demonstrar que os equipamentos e veículos são utilizados no exercício das funções profissionais e que suas características e quantidades são compatíveis com essa finalidade.
4. Telefonia, internet e serviços de transporte
Além dos bens fornecidos aos empregados, a legislação também contempla determinados serviços custeados pelas empresas.
É o caso dos serviços de transporte, telefonia e conexão de dados utilizados pelos trabalhadores em atividades estritamente vinculadas às suas funções.
Nessas hipóteses, a apropriação de créditos depende da compatibilidade entre as características dos serviços contratados e as necessidades profissionais dos empregados.
Também é necessário que a quantidade de serviços disponibilizados seja compatível com essas necessidades.
Assim, despesas com planos de telefonia e conexão de dados destinados ao exercício das funções profissionais poderão gerar créditos de IBS e CBS.
A mesma lógica se aplica aos serviços de transporte custeados pela empresa para utilização em atividades vinculadas às atribuições dos empregados.
Além disso, a legislação afasta a classificação como uso ou consumo pessoal dos bens e serviços fornecidos aos trabalhadores em cumprimento de obrigação legal ou regulamentar prevista na legislação trabalhista.